Quão produtivo você está hoje? Produtividade virou um lema, um mantra corporativo para conseguir extrair o melhor das pessoas em tempo recorde.
Contudo, a produtividade no trabalho vai além da conhecida frase: “Trabalhe enquanto eles dormem”.
Apesar das mudanças tecnológicas, modelos diferentes de trabalho, em uma sociedade pós-pandêmica a incidência de ansiedade e depressão aumentou 25%.
Logo, precisamos considerar maneiras de aliar a produtividade e hábitos saudáveis dentro.
Neste artigo, vamos aprender a desenvolver uma rotina saudável e produtiva, destacando a importância de técnicas de organização e ferramentas de gerenciamento do tempo.
O que é produtividade no trabalho?
A produtividade está diretamente relacionada com a produção por período, então se trata de uma metrificação de quantidade e qualidade.
Por exemplo: a produtividade pode ser calculada pela quantidade de peças [produto] você consegue produzir em um dia/hora [coloque um período aqui].
Assim, ao saber metrificar a produtividade, seja do colaborador, do time e da performance do seu negócio, você consegue entender melhor qual a sua situação atual.
A partir daí, pode se questionar: essa produtividade me atende? Pode melhorar?
Se pode melhorar, como?
A resposta simplificada: uma rotina produtiva.
A importância da produtividade nas empresas
A empresa, segundo o consultor empresarial Fabio Frasson, possui três pilares: produto, processos e pessoas.
Assim, a saúde empresarial precisa mapear esses três parâmetros para garantir resultados e eficiência dos processos.
Outro ponto importante: é preciso levar em consideração a produtividade para tomar decisões mais assertivas e diminuir custos desnecessários.
Para isso, é preciso criar políticas que trabalhem:
- A gestão de pessoas e processos;
- Treinamento e qualificação dos colaboradores;
- Processos ágeis e eficientes testados e atualizados;
- Mensuração competente de resultados;
- Garantir um ambiente agradável e capaz de estimular o melhor dos trabalhadores.
Um ambiente dinâmico melhora não só a produtividade, como também retém mais talentos.
Vantagens de um ambiente produtivo no trabalho
Uma rotina produtiva nas empresas permite que a empresa atinja os seus objetivos e expectativas, assim como contribui no crescimento dos funcionários.
Quando os funcionários são produtivos, eles conseguem realizar suas tarefas de forma eficiente e eficaz, o que contribui para o aumento da produtividade da empresa como um todo.
Aqui estão algumas das vantagens de uma rotina produtiva nas empresas:
- Aumento da produtividade: quando os funcionários são produtivos, eles conseguem realizar mais tarefas em menos tempo. Isso resulta em um aumento da produtividade da empresa, o que pode levar a um aumento das receitas e dos lucros;
- Melhoria da qualidade: isso acontece quando os colaboradores podem se concentrar em suas tarefas. Assim, eles são mais propensos a produzir um trabalho de alta qualidade. Isso pode levar a uma melhoria da qualidade dos produtos e serviços da empresa, o que pode aumentar a satisfação dos clientes;
- Redução de custos: uma rotina produtiva pode ajudar a reduzir os custos da empresa. Isso ocorre porque os funcionários são mais propensos a evitar erros e desperdícios quando são produtivos;
- Melhoria do moral dos funcionários: eles se sentem mais satisfeitos com seu trabalho. Isso pode levar a um aumento do moral dos funcionários, o que pode resultar em uma redução da rotatividade e da omissão.
Sinais de falta de produtividade no trabalho
A falta de produtividade no trabalho pode ter um impacto negativo no desempenho de um funcionário, de uma equipe ou de uma empresa como um todo.
Alguns sinais comuns de falta de produtividade no trabalho incluem:
- Atraso nas entregas
- Erros frequentes
- Falta de foco
- Ausências e atrasos frequentes
- Redução da satisfação no trabalho
Além desses sinais, a falta de produtividade também pode ser identificada por meio de indicadores de desempenho, assim como redução de receita, aumento de custo e até insatisfação dos clientes.
A seguir vamos trazer passos para solucionar esses problemas. Fique com a gente!
Passo a passo para aumentar a produtividade no trabalho
Para superar a improdutividade no trabalho, tem um passo a passo a seguir.
Não deixe de colocar em prática cada um!
Passo 1: Defina objetivos claros e prioridades
O primeiro passo para uma rotina saudável e produtiva é estabelecer objetivos claros e realistas.
Sem uma visão definida do que se quer alcançar, é fácil se perder em meio a tarefas não essenciais.
Além disso, é fundamental identificar e priorizar as atividades mais importantes, aquelas que realmente contribuem para o avanço das metas traçadas.
Para avaliar o que é importante, é preciso se autoconhecer para verificar onde quer chegar.
O método Scrum atua a fim de garantir que os resultados girem em torno da missão e valores do projeto.
Entenda melhor pelo vídeo abaixo:
Passo 2: Crie um planejamento estratégico
A criação de um planejamento estratégico é uma técnica essencial para otimizar o tempo de trabalho.
É importante dividir os objetivos em tarefas menores e estabelecer prazos realistas para cada uma delas.
Utilizar ferramentas como o método Kanban ou aplicativos de gerenciamento de projetos pode ajudar a manter o controle das atividades e acompanhar o progresso de forma mais eficiente.
Exemplo de planejamento estratégico:
Ao identificar uma cultura onde os profissionais não se sentem confortáveis para compartilhar suas ideias e participar das decisões, a empresa pode promover uma cultura de feedback para ajudar os funcionários a crescer e se desenvolver.
Passo 3: Elimine as distrações
Distrações são inimigas da produtividade.
É necessário identificar quais são os principais fatores que atrapalham o foco no trabalho e buscar eliminá-los ou, ao menos, reduzi-los.
Isso pode envolver desligar notificações de redes sociais, encontrar um local de trabalho mais tranquilo ou estabelecer horários específicos para responder e-mails e mensagens.
Também vale sobre priorizar reuniões de equipe e dar autonomia para as outras equipes se auto gerenciarem.
No livro Trabalhe 4 horas por semana do Timothy Ferriss, ele traz alguns questionamentos sobre a necessidade de ligações e reuniões.
É válido questionar:
- Quem é responsável pela tomada de decisões;
- A equipe ao ter conhecimento da informação da reunião precisa tomar alguma ação?
- Como tornar o tempo das reuniões mais valiosos e precisos?
Uma gestão de tempo eficaz induz o time a melhorar a performance de uma forma mais leve e ágil.
Confira o vídeo abaixo para entender como tornar a rotina da sua empresa mais ágil:
Passo 4: Utilizando técnicas de gestão do tempo
Muitas vezes, uma rotina improdutiva é resultado de excesso de compromissos.
Logo, há uma necessidade de organizar as tarefas em uma ordem de prioridade.
Exemplo: Você pode selecionar tarefas pontuais, urgentes e que podem ser executadas com mais tempo — com prazo definido.
Também existem várias técnicas de gestão do tempo que podem ser aplicadas para melhorar a produtividade.
Algumas das mais conhecidas são a Técnica Pomodoro, que consiste em dividir o trabalho em períodos de foco de 25 minutos seguidos de pequenos intervalos; e o método GTD (Getting Things Done), que propõe a organização das tarefas em listas e sua execução de acordo com a prioridade e contexto.
Passo 5: Ofereça treinamento e desenvolvimento pessoal
Uma equipe competente é aquela que tem conhecimento e prática com as pessoas e os processos.
É bom quando os profissionais já vem com a bagagem necessária para administrar bem as operações da empresa, contudo, nem sempre acontece.
Por essa razão, investir no treinamento dos funcionários garante maior sucesso e resultados positivos.
Isso dá mais confiança aos colaboradores, melhora performance e retém talentos.
O mais inteligente a se fazer é formar líderes comprometidos com os seus negócios.
Por isso a Korú promove a Formação de Líderes do Futuro.
Personalize a formação conforme seus objetivos e escale o seu negócio!
Passo 6: Cuide do seu bem-estar dos colaboradores
Não podemos esquecer que a produtividade está diretamente ligada ao bem-estar físico e mental. Cuidar da saúde, praticar exercícios físicos, meditar e dedicar tempo a hobbies são práticas que podem aumentar a energia e a concentração no trabalho.
Uma rotina ágil e produtiva de trabalho é uma habilidade valiosa para qualquer profissional que busca o sucesso e a realização de seus objetivos. A organização e otimização do tempo são essenciais para enfrentar o ritmo acelerado da vida moderna e garantir resultados eficientes.
Ao estabelecer objetivos claros, criar um planejamento estratégico, eliminar distrações e utilizar técnicas de gestão do tempo, é possível aprimorar a produtividade e o desempenho no trabalho.
Passo 7: Introduza ferramentas de gestão de tarefas
Para auxiliar nessa jornada, existem diversas ferramentas disponíveis para organização do trabalho. Algumas opções populares incluem:
- Trello: permite a criação de quadros e listas para organizar projetos e tarefas de forma visual e colaborativa.
- Todoist: facilita o gerenciamento de listas de tarefas e oferece recursos como lembretes e prioridades.
- Forest: ajuda a combater a procrastinação ao transformar o trabalho em uma espécie de jogo, em que cada período de foco é recompensado com o crescimento de uma árvore virtual.
- Evernote: ideal para fazer anotações, criar listas e salvar documentos, permitindo acesso rápido e fácil a informações importantes.
Com dedicação, disciplina e o uso adequado de ferramentas de organização, qualquer pessoa pode aprender a ter uma rotina mais ágil e produtiva, alcançando melhores resultados em sua vida profissional e pessoal.
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Os desafios no mercado de trabalho são inúmeros, mas também há muitas possibilidades para reconstruir a rotina produtiva de forma leve e saudável.
A Korú tem consciência disso e promove treinamentos corporativos de Diversidade e Inclusão, Liderança, Dados e AI, Arquitetura e Desenvolvimento, Cyber Security e Inside Sales.
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