No agitado mundo corporativo, onde os prazos e as tarefas parecem se multiplicar a cada dia, as reuniões one-on-one podem facilmente ser vistas como uma tarefa adicional, e não como uma oportunidade estratégica.
Entretanto, quando realizadas de maneira eficaz, essas reuniões têm o poder de transformar a dinâmica da equipe, aumentar o engajamento e melhorar os resultados.
Mas como podemos garantir que essas reuniões sejam realmente produtivas e benéficas?
Neste artigo, exploraremos cinco estratégias baseadas em pesquisas para tornar suas reuniões one-on-one mais eficazes, garantindo que elas não apenas aconteçam, mas tragam resultados significativos.
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O que é uma reunião one-on-one?
Reuniões one-on-one são encontros individuais entre um gestor e um colaborador. Essas reuniões têm o propósito de discutir o desempenho, alinhar objetivos, resolver problemas e fornecer feedback.
Ao contrário das reuniões de equipe, que abordam questões gerais, as reuniões one-on-one são personalizadas para atender às necessidades específicas do colaborador, permitindo um diálogo mais profundo e direcionado.
5 formas de fazer reuniões one-on-one mais eficazes
Baseado no artigo de Jessica Wisdom, “Five Ways to Make Your One-on-One Meetings More Effective”, publicado pela MIT Sloan Management Review, aqui estão 5 maneiras de tornar as reuniões ainda mais produtivas:
1. Aumente a frequência das reuniões
Um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores é encontrar tempo para reuniões one-on-one em meio a uma agenda cheia. No entanto, pesquisas indicam que realizar essas reuniões com mais frequência pode ter um impacto positivo significativo.
De acordo com um estudo da Humu, funcionários que têm reuniões semanais com seus gestores relatam menos ansiedade e maior satisfação no trabalho em comparação com aqueles que se encontram com menos frequência.
Ao adotar uma cadência regular, você pode criar uma rotina de comunicação que reduz a ansiedade e promove um ambiente mais colaborativo e alinhado.
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2. Alinhe as expectativas
As reuniões one-on-one podem se tornar um terreno fértil para mal-entendidos se as expectativas não estiverem claramente definidas.
Para garantir que essas reuniões sejam produtivas, é essencial que gestor e colaborador alinhem seus objetivos para o encontro.
Por exemplo, se o objetivo é discutir o progresso de um projeto específico, ambos devem chegar preparados com pontos de discussão relevantes.
Essa preparação ajuda a evitar reuniões que se tornam apenas um cumprimento de agenda sem real valor agregado.
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3. Encoraje a criação de agendas
Para evitar que as reuniões se tornem improdutivas, é fundamental preparar uma agenda antes do encontro. No entanto, o processo de elaboração da agenda não deve ser unilateral.
Encoraje seus colaboradores a adicionar tópicos de discussão à agenda. Isso não só garante que as questões importantes para o colaborador sejam abordadas, mas também dá a ele um senso de responsabilidade e engajamento.
Por exemplo, se um colaborador está enfrentando dificuldades com uma nova ferramenta, ele pode incluir isso na agenda para garantir que o problema seja discutido e resolvido.
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4. Foquem em resultados, não em processos
Uma abordagem eficaz para as reuniões one-on-one é concentrar-se nos resultados esperados em vez de se perder nos detalhes dos processos.
Perguntas como “Qual é o objetivo final deste projeto?” e “Como podemos alcançar esse objetivo?” são mais produtivas do que questionar o passo a passo das tarefas. Isso permite que os colaboradores se concentrem na entrega de resultados e usem sua criatividade para superar obstáculos.
Além disso, essa abordagem ajuda a construir confiança e autonomia, fundamentais para um ambiente de trabalho positivo.
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5. Siga com ações e compromissos
Nada é mais desmotivador para um colaborador do que discutir questões importantes e perceber que nada muda após a reunião. Para evitar isso, é importante que os gestores revisem as notas das reuniões e cumpram os compromissos feitos.
Por exemplo, se um colaborador levantou uma preocupação sobre recursos para um projeto, a pessoa gestora deve assegurar que essa questão seja abordada antes da próxima reunião.
O seguimento eficaz demonstra comprometimento e ajuda a construir uma relação de confiança entre gestor e colaborador.
Aumente a qualidade das reuniões com seus colaboradores
Transformar as reuniões one-on-one de uma tarefa rotineira em uma ferramenta poderosa para o desenvolvimento e engajamento dos colaboradores exige um esforço consciente e estratégias bem definidas.
Ao implementar essas cinco práticas recomendadas — aumentar a frequência, alinhar expectativas, criar agendas colaborativas, focar em resultados e seguir com ações — os gestores podem transformar esses encontros em momentos de crescimento e sucesso para toda a equipe.
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